Stjórnarháttayfirlýsing

Tilgangur

Góðir stjórnarhættir eru forsenda þess að starfsemi Stapa lífeyrissjóðs sé árangursrík og að sjóðurinn nái markmiðum sínum. Með góðum stjórnarháttum vill sjóðurinn leggja grunn að vönduðum og faglegum vinnubrögðum og góðum og uppbyggilegum samskiptum. Þannig er stuðlað að trausti í samskiptum stjórnenda og starfsmanna við sjóðfélaga, launagreiðendur, viðskiptamenn og aðra þá sem samskipti eiga við sjóðinn. Hluti af góðum stjórnarháttum er að stefna að því að þjónusta sjóðsins sé ávallt til fyrirmyndar, hann ráði yfir öflugri upplýsingatækni og stuðli að gagnsæi í starfsemi sinni með því að veita góðar og áreiðanlegar upplýsingar.

Við mótun stjórnarhátta hafa stjórnendur og stjórn Stapa haft til hliðsjónar almennt viðurkennd sjónarmið og leiðbeiningar um góða stjórnarhætti fyrirtækja.

Hlutverk Stapa lífeyrissjóðs

Samkvæmt lögum er öllum launamönnum og þeim sem stunda atvinnurekstur eða sjálfstæða starfsemi, rétt og skylt að tryggja sér lífeyrisréttindi með aðild að lífeyrissjóði frá 16 ára til 70 ára aldurs. Þessari skyldutryggingu lífeyrisréttinda er ætlað að veita lágmarkstryggingavernd á þeim tímabilum ævinnar, þegar launatekna nýtur ekki við. Auk þessa gera lögin ráð fyrir því að einstaklingar geti safnað séreignarsparnaði til að stuðla að meiri sveigjanleika við starfslok eða rýmri fjárráðum á eftirlaunaárum. Markmið laganna er að stuðla að tryggari fjárhagslegri framtíð starfandi fólks með því að byggja upp lífeyrisréttindi á starfsævinni. Stapi lífeyrissjóður er deildaskiptur sjóður, sem bæði veitir skyldutryggingu og býður upp á viðbótarlífeyrissparnað. Tryggingadeild sjóðsins sinnir skyldutryggingu lífeyrisréttinda og séreignardeildir hans bjóða upp á mismunandi sparnaðarleiðir í séreignarsparnaði.

Hlutverk Stapa er að stuðla að fjárhagslegu öryggi sjóðfélaga sinna, maka þeirra og barna. Það er gert með því tryggja sjóðfélögum, eftirlifandi mökum þeirra og börnum lífeyri í samræmi við samþykktir sjóðsins, þegar þeir láta af störfum að lokinni starfsævi eða verða fyrir áföllum vegna fráfalls eða skertrar starfsorku. Starfsemin felur í sér að taka við iðgjöldum frá sjóðfélögum, ávaxta þau og endurgreiða í formi lífeyris.

Lög og reglur um stjórnarhætti sem Stapi lífeyrissjóður fylgir

Stapi lífeyrissjóður starfar samkvæmt starfsleyfi frá Fjármálaráðuneytinu. Sjóðurinn starfar eftir lögum nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Stapi er eftirlitsskyldur aðili í samræmi við lög nr. 87/1998 um eftirlit með fjármálastarfsemi. Ýmis önnur lög taka til þátta í rekstri sjóðsins, auk reglugerða sem settar eru samkvæmt lögum, sem og reglur og leiðbeinandi tilmæli sem Fjármálaeftirlitið hefur sett um starfsemi lífeyrissjóða.

Þessu til viðbótar hefur sjóðurinn sett sér reglur til að sinna hlutverki sínu sem best, s.s. starfsreglur stjórnar, skilgreiningu á óvenjulegum og mikilsháttar ráðstöfunum, reglur um lykilstarfsmenn, verklagsreglur um verðbréfaviðskipti, siðareglur, reglur um upplýsingagjöf til stjórnar, reglur um upplýsingagjöf til sjóðfélaga, reglur um fjárfestingarráð og heimildir þess og samskipti við framkvæmdastjóra og stjórn, reglur um endurskoðunarnefnd, reglur um varnir gegn peningaþvætti, auk fleiri reglna sem taka til einstakra þátta í starfsemi sjóðsins. Yfirlit yfir reglur um starfsemi sjóðsins má finna á heimasíðu hans www.stapi.is.

Hlutverk stjórnar og skipulag Stapa lífeyrissjóðs

Samkvæmt lögum ber stjórn Stapa lífeyrissjóðs ábyrgð á að starfsemi sjóðsins sé í samræmi við lög, reglugerðir og samþykktir sjóðsins. Stjórn sjóðsins skal einnig hafa með höndum almennt eftirlit með rekstri, bókhaldi og ráðstöfun eigna sjóðsins. Hún skal móta fjárfestingarstefnu, móta innra eftirlit, skjalfesta eftirlitsferla og móta eftirlitskerfi sem gera sjóðnum kleift að greina, vakta, meta og stýra áhættu í starfsemi sjóðsins. Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur og skal hann fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn sjóðsins hefur gefið. Ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikilsháttar getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt heimild frá stjórn. Hlutverk stjórnar er að kynna sér, gera sér grein fyrir og móta stefnu um þá áhættu sem fylgir starfsemi sjóðsins, þ.m.t. að setja henni ásættanleg mörk. Hluti þeirrar vinnu felst í að móta sérstaka áhættustefnu, vinna að framkvæmd eigin áhættumats og móta fjárfestingarstefnu, sem skilað er inn til Fjármálaeftirlits árlega.

Stjórn Stapa er kjörin á ársfundi hans og er hún skipuð átta einstaklingum og skulu kynjahlutföll vera jöfn. Kjörnir eru fjórir varamenn og gilda sömu reglur um þá. Stjórnin skipar endurskoðunarnefnd, sem í eiga sæti þrír einstaklingar, og regluvörð. Stjórn sjóðsins fundaði 15 sinnum á árinu. Í upphafi ársins sagði einn stjórnarmaður af sér embætti og tók varamaður í kjölfarið sæti hans á fimm fundum þar til ný stjórn var kosin á ársfundi. Í einu tilviki til viðbótar þurfti að kalla til varamann vegna fjarveru stjórnarmanns. Endurskoðunarnefnd fundaði fimm sinnum á árinu 2022 og mættu allir nefndarmenn á alla fundi nefndarinnar. Starfsreglur stjórnar og endurskoðunarnefndar og skipurit sjóðsins má nálgast á heimasíðu sjóðsins www.stapi.is.

Innra eftirlit og áhættustýring

Stjórn ber ábyrgð á áhættustýringu og innra eftirliti hjá sjóðnum og skal fylgjast með virkni þess. Stjórnin skal móta og samþykkja áhættustefnu og sjá til þess að virk áhættustýring sé til staðar , sem tekur til allrar starfsemi hans. Áhættustýring skal innihalda skilvirka ferla og vinnulag. Hún þarf einnig að tryggja að framkvæmda- og áhættustjóri fylgist með því að þessir ferlar séu fullnægjandi og verklag sé skilvirkt.

Stjórnin hefur skipað endurskoðunarnefnd í samræmi við ákvæði 108. gr. laga nr. 3/2006. Endurskoðunarnefnd hefur eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila, fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits, innri endurskoðunar og áhættustýringar, eftirlit með endurskoðun ársreiknings, mat á óhæði endurskoðenda og endurskoðunarfyrirtækis og eftirlit með öðrum störfum endurskoðenda eða endurskoðunarfyrirtækis, fyrir sjóðinn. Endurskoðunarnefnd setur fram tillögur til stjórnar um val á endurskoðanda eða endurskoðunarfyrirtæki. Endurskoðunarnefnd fundar reglulega með innri endurskoðanda, áhættustjóra og eftir atvikum öðrum starfsmönnum sjóðsins og skilar um það skýrslum til stjórnar.

Auk stjórnendaeftirlits og eftirlits áhættustjóra hefur stjórnin ráðið innri endurskoðanda sem starfar skv. lögum nr. 129/1997 og reglum nr. 687/2001 um endurskoðunardeildir og eftirlitsaðila lífeyrissjóða. Innri endurskoðandi sjóðsins er PwC. Innri endurskoðandi framkvæmir eftirlitsaðgerðir reglulega og skilar um það skýrslum til stjórnar. Innri endurskoðandi starfar í nánu samstarfi við endurskoðunarnefnd og áhættustjóra.

Hjá sjóðnum starfar áhættustjóri, sem heyrir beint undir framkvæmdastjóra og hefur milliliðalausan aðgang að stjórn. Áhættustjóri hefur umsjón með allri áhættustýringu og innra eftirliti hjá sjóðnum, þ.m.t. áhættuflokkun og skipulagi áhættustýringar og skal sjá til þess að stjórn sjóðsins og endurskoðunarnefnd hafi sem bestar upplýsingar um alla áhættustýringu og áhættustig, miðað við stefnu og samþykkt verklag. Áhættustjóri hefur yfirumsjón með mótun áhættustefnu, áhættustýringarstefnu, eigin áhættumati og gerð áhættuáætlunar í samráði við framkvæmdastjóra, skrifstofustjóra og fjárfestingarráð. Áhættustefna, áhættustýringarstefna og eigið áhættumat er lagt fyrir stjórn til samþykktar.

Lögfræðingur sjóðsins sinnir starfi regluvarðar í samræmi við verklagsreglur sjóðsins um verðbréfaviðskipti og heyrir sem slíkur beint undir stjórn. Öll viðskipti starfsmanna og stjórnar, sem eru tilkynningarskyld, skulu tilkynnt til regluvarðar og hefur hann heimildir til að kalla eftir upplýsingum um viðskipti sjóðsins og úr skattframtölum starfs- og stjórnarmanna. Regluvörður gefur innri endurskoðanda reglulega skýrslu um störf sín, sem síðan eru tilgreind í skýrslu endurskoðanda til endurskoðunarnefndar og stjórnar.

Lög og reglur

Ekki komu fram athugasemdir frá eftirlitsaðilum á árinu 2022 um brot á lögum eða reglum semhöfðu í för með sér viðurlög.

Fjárfestingarstefna og áhættustefna

Stjórn Stapa hefur mótað fjárfestingarstefnu fyrir sjóðinn. Fjárfestingarstefnan lýsir stefnu við fjárfestingar og ávöxtun fjár sjóðfélaga. Þarf hún að uppfylla þær kröfur sem gerðar eru í reglugerð nr. 916/2009 um fjárfestingarstefnu lífeyrissjóða. Fjárfestingarstefna tekur til fjölmargra atriða sem hafa þarf í huga við fjárfestingar. Hún lýsir þeim viðhorfum sem sjóðurinn hefur til fjárfestinga, hvernig fjárfestingarstefna er mótuð, hvert skipulag fjárfestingarstarfseminnar er, hver ávöxtunarmarkmið sjóðsins eru, hvert viðhorf sjóðsins er til áhættu og skilgreinir áhættuþol hans og markmið um áhættutöku. Stefnan skilgreinir í hvaða eignaflokkum sjóðurinn fjárfestir, hvernig eignasöfn eru sett saman, hver lausafjárþörf sjóðsins er til að mæta útgreiðslum, hvaða viðhorf eru til ríkjandi markaðsaðstæðna og hvernig eftirfylgni og upplýsingagjöf er háttað. Nánari upplýsingar um fjárfestingarstefnu Stapa lífeyrissjóðs er að finna á heimasíðu sjóðsins www.stapi.is.

Stjórn hefur mótað áhættustefnu, áhættustýringarstefnu og sett sjóðnum eftirlits- og hlítingarskrá. Í þessum reglum er að finna lýsingu á skipulagi sjóðsins, eignastýringu og fjárfestingarstarfsemi, eftirliti og hvernig áhættustýringu sjóðsins og innra eftirliti er háttað, þ.m.t. aðgerðum til að tryggja að starfsemi sjóðsins hlíti þeim lögum og reglum sem um hann eru settar. Í áhættustefnu er öllum helstu áhættuþáttum í rekstri sjóðsins lýst, sem og þeim aðferðum sem hann beitir við að bera kennsl á, mæla og stýra þessum áhættuþáttum. Þar er skilgreind dagskrá um hvenær tiltekin aðgerð skuli framkvæmd, hver ber ábyrgð á framkvæmdinni og hver framkvæmir. Stjórn fær regluleg yfirlit og skýrslur um áhættu sjóðsins, niðurstöðu áhættumælinga og framkvæmd áhættustýringar, auk skýrslna um hlítingu við lög, reglur og stefnu, sem gerir henni kleift að hafa eftirlit með og meta árangur af gildandi áhættustefnu og skilvirkni áhættustýringarinnar. Þá framkvæmir Stapi eigið áhættumat í samræmi við ákvæði reglugerðar 590/2017. Nánari upplýsingar um áhættustefnu Stapa lífeyrissjóðs er að finna á heimasíðu sjóðsins www.stapi.is.

Samskipti við sjóðfélaga

Stapi hefur sett sér reglur um samskipti við sjóðfélaga. Sjóðurinn sendir sjóðfélögum yfirlit um réttindi sín tvisvar á ári og býður auk þess upp á sjóðfélagavef, þar sem hægt er að fá upplýsingar um lífeyrisréttindi hjá sjóðnum, auk upplýsinga um iðgjaldaskil og aðgang að rafrænum skjölum. Þar er einnig að finna reiknivélar, sem reikna út lífeyri miðað við núverandi og væntanleg réttindi sem og greiðslubyrði lána. Þá heldur sjóðurinn úti öflugri heimasíðu, þar sem finna má margháttaðar upplýsingar um sjóðinn og hagsmuni og réttindi sjóðfélaga, þar á meðal hvernig bera á sig að við að sækja um lífeyri o.fl.

Stefna um fjölbreytileika stjórnar og lykilstarfsmanna

Stapi hefur ekki sett sér sérstaka stefnu um fjölbreytileika stjórnar og lykilstarfsmanna sjóðsins með tilliti til þátta á borð við aldur, kyn eða menntunarlegan og faglegan bakgrunn. Í 4. mgr. 29. gr. laga 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og rekstur lífeyrissjóða kemur fram að þegar stjórnarmenn eru fleiri en þrír skuli tryggt að hlutfall hvors kyns verði ekki lægra en 40%. Samkvæmt samþykktum sjóðsins skal fulltrúaráð sjóðsins staðfesta tilnefningu aðildarfélaga í stjórn. Í samþykktum er einnig tilgreint að stjórnarmenn skuli búa yfir nægjanlegri þekkingu og starfsreynslu til að geta gegnt stöðu sinni á tilhlýðilegan hátt. Þá er kveðið á um í starfsmannastefnu að Stapi leggur áherslu á að fá til liðs við sig öflugt, áreiðanlegt og metnaðarfullt starfsfólk með fjölbreyttan bakgrunn og góða menntun. Við ráðningar er horft til menntunar, þekkingar, reynslu og hæfni. Þá skal gætt jafnræðis hvað varðar kyn, þjóðerni, trú og aldur. Aukinheldur er horft til persónueinkenna því starfsmenn sjóðsins þurfa að falla að þeirri menningu sem sjóðurinn sækist eftir.

Jafnmargir karlar og konur sitja í stjórn sjóðsins. Fjórir af sex skilgreindum lykilstarfsmönnum sjóðsins eru karlar.

Helstu niðurstöður árangursmats stjórnar

Niðurstöður árangursmats stjórnar er að samstarf stjórnarmanna gangi vel og allir stjórnarmenn hafi tækifæri til að tjá skoðun sína á stjórnarfundum. Upplýsingar fyrir stjórnarfundi berist tímanlega sem er forsenda upplýstrar ákvörðunartöku stjórnar. Samanlögð reynsla stjórnarmanna sjóðsins er löng og meirihluti stjórnarmanna hefur langa og fjölbreytta reynslu á sviði fjármála eða framkvæmd kjarasamninga sem gagnast í stjórnarstörfum. Meðal veikleika stjórnar telur stjórnin nokkra áhættu felast í fyrirsjáanlegum mannabreytingum stjórnar þegar þeir þrír stjórnarmenn sem hafa setið lengst í stjórn sjóðsins þurfa frá að hverfa í vor vegna ákvæða um átta ára hámarki á skipunartíma þeirra. Af þessum sökum er nauðsynlegt að móttaka nýrra stjórnarmanna verði öflug og hugað að samfellu þekkingar við kjör stjórnar hverju sinni.